[IT PM업무] IT 제안서 작성하기

제약 에이전시의 IT 제안서. 어떻게 다를까요?

제안서 작성이 필요한 이유

제약/의료기기 에이전시 IT PM의 업무 및 책임 중 하나는 제안을 통한 프로젝트 수주입니다.

 

제안에는 두 가지 종류가 있습니다.

 

첫번째, 비딩 참여를 위한 제안서 작성입니다.

고객사에서 먼저 RFP(request for proposal)가 기재된 비딩 참여 요청서를 전달하거나

미팅을 통해 프로젝트의 목적 및 내용에 대해 브리핑을 하고 진행합니다.

이때 제안서 작성 및 프리젠테이션 진행이 PM의 업무입니다.

 

두번째, 고객사를 설득하기 위한 제안서 작성입니다.

고객으로부터 전체적인 캠페인 제안을 요청받거나

또는 고객으로부터 디지털 관련 문의를 받았을 때 많이 진행합니다.

 

고객사를 확보하고, 프로젝트 수주를 받는 것도 PM의 주요 성과 중 하나이기 때문에

고객을 설득할 수 있는 제안서 작성법에 대해 알아보려고 합니다.

 

제안 프로세스

제약/의료기기 에이전시 업계의 특성을 반영한 제안 프로세스를 정리해 봅니다.

크게 나누어 보면 준비, 작성, 검토, 발표로 나누어지며, 프로세스를 정립해 보면 아래와 같습니다.

 

정보 수집     ▶     전략 수립 및 제안 내용 확정     ▶     제안서 작성 및 검토     ▶     프리젠테이션

 

성공적 제안서 작성을 위한 단계별 업무 사항

1단계 정보 수집

앞서 정리한 것처럼, 고객사와의 미팅이나 RFP 확인을 통해 제안 작업을 진행하기 전 필요한 정보를 수집할 수 있습니다.

RFP 내용을 검토하고도 추가적인 정보가 필요할 경우 고객사에 간단한 웹미팅을 제안하거나, 이메일로 문의사항을 전달할 수 있습니다.

일부 글로벌 제약사의 경우 비딩 과정에서 질의 응답 기간을 미리 정해두기도 하기에, 미리 질문 리스트를 정리하는 것도 방법입니다.

또는 기존 해당 브랜드 담당 AE(account executive)를 통해 팁을 구하거나 온라인 자료 조사를 통해 리서치를 하기도 합니다.

 

▣ tips ▣

• specification을 미리 확인하는 게 좋습니다. 플랫폼 타입, 디바이스, 타깃 유저, 외부 서버 구축 가능 여부 등을 미리 확인합니다.
• 프로젝트 진행 목적이 무엇인지, 니즈를 파악할 수 있는 정보를 수집합니다.
• 가용 예산 범위와 원하는 납품 일정을 확인합니다.
• 기존 활용하고 있는 플랫폼을 확인합니다.
• 브랜드 정보를 수집합니다. (전문의약품 여부, 효능효과, 복용/복약 방법 등)

 

2단계 전략 수립 및 제안 내용 확정

a. 회의 준비

제안을 위한 팀을 구성합니다. 팀구성은 팀리더와 상의하여 진행합니다. (기획자 참석 여부 등)

간단한 소규모 프로젝트의 경우 별도 회의 없이 혼자서 아이데이션 및 내용 구성을 진행한 경우도 있었는데요.

새로운 아이디어가 필요한 중대형 프로젝트의 경우 내부회의를 통해 아이디어를 함께 정리하는 것이 좋습니다.

 

오리엔테이션 회의를 진행하거나 미리 이메일을 작성하여 회의 준비를 요청합니다.

프로젝트 관련 개요 및 준비해 올 사항(아이디어)을 정리하여 아젠다를 미리 공유합니다.

 

b. 회의 진행

예산 범위를 미리 정하고, 해당 예산 내에 진행할 수 있는 기능을 정리합니다.

기존 진행했던 비슷한 프로젝트의 scope(업무 범위 및 내용)을 참조합니다.

비딩의 경우 타에이전시와 차별화 가능한 포인트에 초점을 두어 고객이 요청하지 않았지만, 적용하면 좋을

효용성 있는 기능 및 적용 방안을 정리합니다.

 

3단계 제안서 작성 및 검토

회의를 통해 정리한 내용을 바탕으로 제안서를 작성합니다.

제안서 작성 전 미리 팀리더와 논의 하에 타임라인을 정리합니다. (초안 작성일, 검토를 위한 내부회의 일정, 수정 기간, 최종 제출일)

 

제안서 작성 전 목차를 정리하고, 페이지네이션을 진행합니다. 선임이 있을 경우 이 단계에서 미리 초안을 작성하고 의견을 구하면 더 좋습니다.

 

◐제안서에는 어떤 내용이 들어가야 할까?◑

• 개요 : 제안 배경 및 목적, 기대효과 등을 도입 부분에 기재합니다.
• 제안 내용 : 시스템의 사양 및 기능, 적용 방안을 제시합니다. 필요 시 향후 고도화 방안도 기재하는 것도 좋습니다.
• 업체 소개 : 제안업체를 소개하고(업무 범위, 조직도, 투입인력 등), 비슷한 프로젝트 레퍼런스를 제시합니다. 
• 기술력 및 특장점 : 제안업체가 가진 장점, 왜 이 업체와 프로젝트를 하면 좋은 지 설득이 될만한 자료를 정리합니다.
• 추진 일정 : 프로젝트 진행 로드맵을 정리하여, 예상 런칭 일정을 제안합니다.
• 프로젝트 지원 : 프로젝트 진행과 관련하여 에이전시에서 지원할 수 있는 업무 범위를 명시합니다. 
• 운영방안 : 플랫폼 런칭 후 운영을 담당해야 할 경우 지원하는 운영 업무 내용을 명시합니다.

▣ tips ▣

제안서 작성 단계 시 견적서도 함께 작성하는 것이 좋습니다.

 

제안서 초안을 작성한 후, 내부회의를 통해 제안서를 검토한 후 수정을 진행합니다.

 

제안서 마감일에 맞추어 요청받은 문서(견적서, 회사 관련 자료 등)와 함께 제안서를 제출하고,

프리젠테이션 일정을 확인합니다.

 

4단계 프리젠테이션

원칙적으로 제안서를 작성한 PM이 프리젠테이션을 진행하나

기술적 설명이 주가 되는 발표나 특수한 경우 다른 팀원이 발표할 수도 있습니다.

발표자는 팀 리더와 상의하여 결정합니다.

 

프리젠테이션 전 리허설을 진행하는 것이 좋습니다.

프리젠테이션 당일에는 노트북과 모니터 연결용 젠더, 명함을 챙기는 것은 필수입니다.

 

성공적인 제안의 마무리는 프리젠테이션으로

당황하지 않고 차분하게 발표 및 Q&A까지 마무리하면 '제안' 단계를 성공적으로 마무리 할 수 있습니다.

 

 

[참고]

https://www.adobe.com/sign/esignature-resources/how-to-write-a-proposal.html

https://jjleecord.tistory.com/21

고객을 사로잡는 매력적인 제안서와 창의적인 제안팀 이야기

https://openlife.tistory.com/94

IT 제안서 작성 프로세스와 기법

https://ko.wikihow.com/%EC%A0%9C%EC%95%88%EC%84%9C-%EC%9E%91%EC%84%B1%EB%B2%95

제안서 작성법